Quando alguém resolve empreender e tocar o próprio negócio, precisa ter o entendimento de que não fará apenas a sua atividade-fim. O dono de uma padaria não deve só saber fazer pães e bolos, bem como o dono de um açougue não precisa entender apenas sobre cortes de carne, por exemplo. É preciso entender sobre planejamento estratégico e técnicas de administração para poder tocar o negócio. Nesse cenário, a gestão empresarial online pode contribuir de forma significativa, pois facilita o cumprimento dessas atividades.
Ter uma boa gestão é o primeiro e essencial passo para ter uma empresa de sucesso e que gere resultados positivos para a organização. Inclusive, com a popularidade e as facilidades que a Internet nos proporciona hoje em dia, garantir que isso seja feito se torna ainda mais fácil.
Para que você possa compreender o assunto em sua totalidade, desenvolvemos este post especial, que tem o objetivo de servir como um guia absolutamente completo sobre a gestão empresarial online. Siga conosco e tire as suas dúvidas nos tópicos a seguir!
O que é a gestão empresarial online?
Podemos definir a gestão empresarial como o conjunto de processos administrativos e burocráticos que fazem parte de uma empresa. De forma ainda mais direta, podemos dizer que a gestão empresarial é um modelo de trabalho que dita como os processos devem ser realizados dentro da empresa, por meio de sua estrutura hierárquica.
No caso dos pequenos negócios, como um comércio varejista de bairro, o foco da gestão empresarial é a estruturação das atividades administrativas, de contabilidade e operacionais da organização.
O planejamento de compras das mercadorias, o controle de estoque, as boas práticas para o fluxo de caixa, a contratação e controle dos horários e pagamentos dos funcionários são exemplos de ações práticas de gestão empresarial. Todas as ações citadas não estão relacionadas à execução das atividades-fim do negócio, como se pode observar, mas sim mais voltadas para a parte administrativa da empresa.
A gestão empresarial online, portanto, é a execução de todas essas atividades por meio da Internet, fazendo o uso de softwares de gestão e outros programas que garantem mais facilidade para que as ações anteriormente descritas sejam feitas de forma correta. Entre as suas principais vantagens, está o fato de que o pequeno empresário poderá ter mais tempo para se dedicar às ações estratégicas e a atividades próprias do seu ramo de atuação.
Automatizar a gestão empresarial faz com que o empresário possa transpor para o computador as atividades que antes eram feitas de forma manual. Isso evita que erros humanos sejam cometidos, como o erro de cálculos no fechamento do caixa, o que poderia resultar em um problema sério para a empresa.
O funcionamento da gestão empresarial online será explicado com maior riqueza de detalhes no tópico a seguir. Continue conosco e entenda mais.
Como funciona a gestão empresarial online?
A gestão empresarial online funciona basicamente por meio da implantação de sistemas de gestão da empresa. Tais softwares têm o objetivo de otimizar as tarefas administrativas e burocráticas do dia a dia organizacional, proporcionando, assim, a automatização dos processos.
De tal modo, as empresas podem contratar diferentes tipos de sistemas de gestão. Existem softwares específicos, como aqueles que são exclusivos para o controle de fluxo de caixa, ou apenas para a administração de estoque, entre outros focos. Em contrapartida, também há sistemas mais completos e que reúnem todas essas funções em um mesmo programa.
Certamente, o uso de um software que reúne todas as necessidades em um mesmo local é a melhor opção para negócios de qualquer porte. Afinal, dessa forma, se evita o pagamento de mais de uma mensalidade para o uso, bem como todas as informações ficarão concentradas em um mesmo local, por exemplo.
A gestão empresarial online, portanto, permite que o empresário possa ter duas visões do seu negócio: a visão departamental e a visão por segmento. Explicaremos brevemente cada uma delas.
Visão departamental
Como o próprio nome sugere, a visão departamental permite que o empresário observe todos os processos dos departamentos de sua empresa em uma tela única. Isso facilita o manuseio das informações, com a segurança necessária para os usuários do programa.
Vale destacar que o empresário poderá limitar o acesso dos seus colaboradores de acordo com a necessidade. Assim, um funcionário responsável pelo estoque da empresa terá acesso apenas às informações relativas a esse departamento e não às informações do caixa, por exemplo.
Essa separação por departamento é feita por meio da criação de usuários. Desse modo, ao instalar o programa, pode ser criada uma conta no programa para cada colaborador da empresa, limitando os acessos apenas às atividades que são de sua competência.
Visão por segmento
A visão por segmento, por sua vez, exige que sejam desenvolvidos programas próprios para a área de atuação da empresa, pois a gestão empresarial online pode ter particularidades para cada tipo de negócio.
Nesse sentido, um consultório médico precisa de um software de gestão que permita que as secretárias façam o agendamento das consultas dos pacientes de forma digital. A mesma realidade não é vista em um supermercado, que tem outras necessidades, como controlar os produtos que tem disponível em estoque, controlar as entradas de valores no caixa, verificar os tipos de pagamentos que são feitos, em cartão de crédito ou dinheiro em espécie etc.
Esses módulos específicos de cada segmento de mercado são chamados de software de gestão vertical, sendo a solução ideal para alguns ramos de negócios.
Para o mercado varejista, no entanto, as particularidades são praticamente as mesmas, independentemente do segmento escolhido. Tendo isso em vista, uma loja de roupas tem as mesmas necessidades que um supermercado no que se refere às práticas administrativas de gestão.
Ter o entendimento sobre o funcionamento da gestão online é necessário para também compreender sobre a importância da tecnologia da gestão empresarial, assunto que será debatido na sequência.
Qual a importância da tecnologia na gestão empresarial?
Praticar a gestão empresarial não é uma tarefa das mais fáceis e, conforme já explicado, exige conhecimentos que nem sempre são dominados pelo empreendedor que está iniciando um novo negócio. Por isso, a tecnologia tem um papel fundamental, pois pode contribuir para a realização desse trabalho.
O fenômeno da globalização trouxe mudanças não apenas para as grandes organizações, mas também para as pequenas empresas, que podem utilizar a tecnologia na gestão empresarial para aprimorarem seus processos. E assim como no âmbito pessoal, em que temos a facilidade de ter uma infinidade de informações na palma da mão, por meio das redes sociais e aplicativos em smartphones e tablets, o mesmo ocorre no âmbito profissional.
Isso quer dizer que os clientes e até mesmo os próprios funcionários contemporâneos buscam por uma gestão empresarial e métodos de trabalho embasados na tecnologia, ou seja, obter nesse âmbito a mesma agilidade que encontramos para fins de entretenimento e consumo de informações.
A tecnologia na gestão empresarial também proporcionou uma mudança na maneira como os empresários tocam os seus negócios. A ideia é que eles possam otimizar o trabalho realizado, podendo se dedicar mais às atividades estratégicas que visam ao crescimento do negócio.
Se você faz todo o controle de estoque da sua empresa no papel ou em tabelas de programas como o Excel, provavelmente precisa dedicar várias horas do seu trabalho para isso. Afinal, tudo o que é vendido no comércio precisa ser retirado manualmente do fluxo de estoque.
No caso da implantação de uma solução tecnológica para isso, tudo passa a ser automatizado. Dessa forma, quando um cliente adquire um produto em uma loja, automaticamente, já é dada a baixa no estoque. Além de otimizar o processo, isso também contribui para que se tenha uma visão ampla daquilo que é mais vendido na empresa.
Tendo esses dados documentados em mãos, o empresário poderá tomar decisões de compra com um foco mais definido. Ou seja, poderá garantir que um item muito solicitado pelos clientes não fique em falta nem que sejam comprados muitos produtos que têm pouca saída no estabelecimento comercial. Isso significa agir com estratégia.
É claro que o controle de estoque é apenas um exemplo da tecnologia na gestão empresarial, mas isso não significa que ela se limita apenas a essa área. Todos os outros departamentos da organização podem se beneficiar desse processo.
A área de Recursos Humanos, por exemplo, poderá calcular muito mais facilmente as horas trabalhadas pelos colaboradores, o que otimiza o trabalho da elaboração das folhas de pagamento. Já a parte da contabilidade obterá muito mais êxito na emissão de notas fiscais. O marketing poderá explorar a área do cadastro de clientes e controle de vendas para direcionar melhor as suas ações, entre outras áreas que serão beneficiadas.
Entendida a importância da tecnologia na gestão empresarial, você deve estar se perguntando sobre os benefícios que ela proporciona na prática para um pequeno negócio, não é mesmo? Isso será abordado a seguir.
Quais são as vantagens de fazer a gestão empresarial online?
A gestão empresarial online proporciona diversas vantagens para as empresas, independentemente se falarmos de grandes companhias ou de pequenos negócios varejistas.
As áreas de finanças, o controle de vendas, o controle de estoque, o fluxo de caixa, entre outras são beneficiadas com o uso de sistemas de gestão. Para que você entenda mais sobre essas vantagens, listamos abaixo as principais. Acompanhe!
Otimização do tempo
Um dos principais pontos melhorados com a gestão empresarial online é a otimização do tempo. Isso se justifica pelos tópicos já explicados anteriormente, ou seja, a informatização de tarefas.
Com as atividades automatizadas, fica mais evidente a produtividade do negócio, pois serão evitados os erros decorridos de falha humana, bem como há maior agilidade dos processos e mais tempo dedicado às questões estratégicas.
Diminuição de custos
Isso mesmo! Praticar a gestão empresarial online também contribui para uma melhor rentabilidade da empresa, muito por conta da redução de custos. Afinal, os softwares proporcionam a diminuição de gargalos no negócio.
Em muitos casos, até mesmo a quantidade de funcionários necessária para o funcionamento de uma empresa pode ser reduzida. Isso facilita muito a diminuição de custos para o pequeno empresário, pois, no Brasil, custa caro manter um colaborador trabalhando na empresa.
Redução dos gargalos
São chamadas de gargalos as atividades que apresentam falhas em sua execução ou que são extremamente burocráticas, a ponto de demandar muito tempo para serem realizadas.
Os processos manuais são muito mais propícios para a ocorrência de gargalos do que os que são feitos de maneira automatizada. Portanto, a gestão empresarial online também é bastante benéfica nesse sentido.
Melhoria na tomada de decisão
Os softwares utilizados nos processos de gestão online possibilitam a geração de relatórios, embasados em métricas e indicadores que auxiliam na tomada de decisão.
Isso quer dizer que, com base em informações reais e geradas de forma automática, você poderá tomar decisões para o seu negócio, embasadas em dados concretos e que retratam a real situação da sua empresa.
Se em um determinado mês for observada uma queda brusca no faturamento, por exemplo, você poderá planejar uma promoção para impulsionar as vendas, garantir o giro do estoque e, ao mesmo tempo, lucrar mais em um período considerado como crítico.
Facilidade de uso
Os sistemas de gestão são fáceis de utilizar e, para isso, é necessário apenas que se tenha conhecimentos básicos em informática, pois eles são muito intuitivos e organizados. A navegação também é fácil, rápida e possibilita que todas as tarefas desejadas sejam realizadas com maestria.
Caso você já utilize um sistema e ele não tenha essa usabilidade tão bem desenvolvida, convém verificar se ele realmente apresenta a melhor opção para o seu negócio. Afinal, sistemas de qualidade são norteados por características que garantem a facilidade de uso.
O software de gestão é a ferramenta mais utilizada para a gestão empresarial online, mas também existem outras que podem ser adotadas para a sua empresa. No próximo tópico, vamos apontar as características de algumas delas.
Quais são as ferramentas essenciais para a gestão empresarial online?
Na sequência, apresentaremos uma série de ferramentas que são essenciais para a gestão empresarial online. Tratam-se de aplicativos e programas de computador, gratuitos ou pagos, que podem ser utilizados como complementos do software de gestão.
Siga conosco e tenha o conhecimento de todas essas excelentes ferramentas, que podem contribuir muito para os processos de gestão do seu negócio.
Dropbox
O Dropbox é um serviço que permite o armazenamento e também o compartilhamento de dados em nuvem. Desse modo, você pode criar pastas que ficam armazenadas no ciberespaço, podendo ser acessadas em qualquer computador, tablet ou smartphone, desde que se tenha conexão com a Internet.
Esse programa é muito útil, sobretudo, para empresas que têm um atendimento externo, no qual vendedores sempre precisam levar consigo fichas de cadastro e modelos de propostas de vendas.
Evernote
Esse aplicativo é ideal para os empresários que vivem uma rotina corrida e precisam registrar lembretes daquilo que precisam fazer no decorrer do dia. Ele também é útil para registrar ideias que são tidas em determinados momentos do dia, mas que precisam ser analisadas com mais calma em uma outra ocasião.
O Evernote permite que sejam registradas informações em diversos formatos, como áudio, vídeo, imagens, textos, entre outros. Além disso, todos esses dados são sincronizados automaticamente pelo próprio app.
É bem provável que você já utilize o WhatsApp no seu dia a dia, para conversar com amigos e familiares. No meio empresarial, ele também pode ser utilizado, com a criação de um grupo da empresa para divulgação de informações importantes para a equipe.
Além disso, foi recentemente lançado o WhatsApp Business, que apresenta recursos exclusivos para as empresas, facilitando as conversas e interações com os clientes, como o envio de mensagens para listas e programação de respostas automáticas para horários em que não há atendimento.
Como a comunicação é uma parte importante nos processos de gestão, o WhatsApp pode contribuir nesse sentido, proporcionando que as ações comunicacionais ocorram de maneira mais efetiva, tanto no contato com o público interno quanto no relacionamento com o público externo.
Highrise
Esse aplicativo funciona como uma agenda profissional, em que é possível fazer o cadastro de nomes de contatos e associar informações a cada um deles. Ele funciona, portanto, como uma espécie de agenda profissional para o gestor de uma pequena empresa.
Além disso, ele permite que seja alimentado um histórico sobre os seus clientes, de modo que você consiga analisar informações que serão úteis no futuro. O Highsire é utilizado muito em pequenos comércios, principalmente, para ter guardado o contato de fornecedores.
Sistemas de gestão
Embora já tenhamos falado sobre os sistemas de gestão anteriormente, sempre convém abordar essa questão, pois eles são a principal ferramenta para a gestão empresarial online.
Um bom software de gestão reúne praticamente todas as características citadas nas ferramentas anteriores, centralizando todas as atividades em um mesmo local. Por isso, é relevante que se tenha conhecimento sobre como fazer a escolha desse sistema.
Na sequência, vamos explicar isso com mais detalhes, para que você saiba identificar a melhor opção de softwares de gestão para o seu negócio.
Como escolher um bom software de gestão empresarial online?
Para escolher um bom software de gestão empresarial online, devem ser levados em consideração diversos fatores. Para que você acerte na escolha, elencamos os principais deles nos tópicos a seguir. Acompanhe!
Verifique se o software atende às demandas da sua empresa
Antes de escolher um software, é preciso fazer um levantamento sobre tudo o que a sua empresa necessita para fazer a gestão empresarial ao utilizar programas desse tipo. Para isso, você pode listar todas as informações e, na sequência, analisar entre as opções qual delas melhor se encaixa no seu negócio.
Se a emissão de notas fiscais eletrônicas é muito importante para você, por exemplo, obviamente, não convém escolher um sistema que não ofereça essa oportunidade.
Escolha um programa que possibilite o armazenamento em nuvem
O armazenamento de dados em nuvem é muito importante, pois, assim, você poderá acessar as informações da empresa sem estar necessariamente ocupando o seu espaço físico. Com o seu login e senha, poderá acessar o sistema da empresa em sua casa, em viagens ou em qualquer outro local em que seja possível ter acesso à internet.
Além disso, como os arquivos e informações estarão armazenados em nuvem, não se corre o risco de perder os dados no caso de os computadores estragarem ou serem invadidos. Essa funcionalidade é muito importante, pois os dados perdidos podem causar danos irreparáveis para a empresa.
Verifique as garantias de segurança
Por falar em segurança, é preciso também levar em consideração as garantias oferecidas pela empresa desenvolvedora nesse sentido. Assim sendo, você deve questionar sobre as políticas para evitar o vazamento ou a perda de dados.
No seu programa, são sempre cadastradas informações que só dizem respeito a você e que jamais podem cair nas mãos de pessoas mal-intencionadas. Por isso é tão relevante sempre se certificar de que são utilizados sistemas de criptografia ou outras opções que garantam a segurança dos seus dados.
Veja se a empresa conta com um suporte ao consumidor
Ao escolher um software de gestão, é necessário verificar se a empresa desenvolvedora conta com um serviço de suporte ao consumidor. Desse modo, se o sistema apresentar qualquer falha ou você tiver dúvidas quanto à execução de processos, poderá solicitar auxílio, por meio de contato telefônico ou por mensagens.
Portanto, antes de finalizar a compra de um software, verifique se a empresa disponibiliza esse atendimento, bem como os horários em que ele é feito e as formas como o contato pode ser realizado.
Esperamos que você tenha gostado de nosso conteúdo e que possa ter esclarecido as suas principais dúvidas sobre a gestão empresarial online. Afinal, essa é a nossa expertise e manter você bem informado também faz parte da nossa missão. Os conselhos apresentados neste post foram úteis? Confira os materiais disponíveis em nosso blog e descubra como aumentar a produtividade de sua empresa e otimizar ainda mais a gestão!
Fonte: MYRP