Para um negócio operar assertivamente no mercado, muitas vezes é preciso haver o suporte de funcionários. Entretanto, ao contratar um colaborador é preciso cuidado e estudo, sendo necessário estar em dia com a legislação. 

Muitas vezes, empresários entram em problemas financeiros, ao subestimarem os custos da contratação de um colaborador, considerando apenas o seu salário. Por outro lado, diversos outros não registram as contratações legalmente, trazendo dores de cabeça e multas no futuro. 

Por essa razão, é preciso que esses profissionais saibam os detalhes do processo de contratação em sua empresa. 

Quer saber como registrar funcionários? Leia este artigo com atenção, e saiba como conduzir, os custos envolvidos e os documentos necessários para tal. 

Qual a importância de registrar funcionários?

O desejo de todo empresário é o seu crescimento. Ao fazer isso, muitas vezes será preciso contratar pessoas para a empresa continuar oferecendo um serviço de qualidade.

Diversos empresários possuem a visão de que registrar funcionários é apenas um procedimento burocrático. No entanto, esse é um processo que irá blindar a sua empresa de uma série de problemas legais e financeiros no futuro. 

Afinal, qual a importância de registrar funcionários? O primeiro ponto de importância desse processo é garantir ao trabalhador uma série de direitos, como:

• INSS;
• 13º salário;
• Férias;
• FGTS.
• Auxílio-doença, dentre outros.

Sendo assim, além de garantir que sua empresa se mantenha em dia com a legislação trabalhista, dá mais segurança para a atuação do funcionário a partir desses direitos. 

Ainda, o registro de funcionários evita que a empresa sofra duras sanções relacionadas a irregularidades trabalhistas, como o pagamento de multa de até trinta vezes maior que o custo dos funcionários, sendo alvo de passivos trabalhistas, sendo obrigado a pagar indenizações.

Mais do que uma obrigação legal, ao registrar funcionários o empresário estará investindo na saúde financeira da empresa.

Veja também: Tributos diretos e indiretos: você sabe qual a diferença?

Qual o real custo de um funcionário?

Para registrar funcionários, antes, é preciso planejamento financeiro. Um erro comum de empresários é acreditar que para contratar um funcionário basta apenas ter em caixa o valor de seu salário mensal. 

Entretanto, esse erro pode prejudicar o seu negócio, visto que, segundo um estudo da FGV, o custo real de um funcionário pode ser até 183% maior que o seu salário. Dentro desse percentual, o percentual do salário seria de apenas 32%. 

Então, é preciso se planejar financeiramente para estar preparado para arcar com os custos além do salário, com custos fixos e variáveis. 

Sendo assim, os custos de um funcionário envolvem:

• 13º salário;
• Vale-transporte;
• Férias;
• FGTS;
• Faltas ou afastamentos, caso necessário;
• Contribuição previdenciária;
• Plano de saúde;
• Seguro de vida;
• Horas extras.
• Reajustes anuais. 

Os custos e percentuais de cada uma das obrigações irá depender, sobretudo, do regime de tributação. Para empresas do Simples Nacional, os percentuais das obrigações para o governo serão:

• Férias: 11,11%;
• 13º salário: 8,33%;
• FGTS: 8%;
• FGTS/Multa de rescisão: 4%;

Já para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido:

• INSS: 20%;
• Seguro acidente de trabalho: 3%;
• Salário-educação: 2,5%;
• Sesi/Sebrae/Senai/Incra: 3,3%.

Veja a seguir os documentos necessários para registrar funcionários.

Registrar funcionários: documentos e como fazer

Agora que você já sabe os custos de se registrar funcionários, assim como a importância do processo, você pode estar se perguntando quais os documentos necessários para tal. 

Veja a seguir quais são. 

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Se você deseja contratar funcionários em regime CLT, é preciso que o seu colaborador disponibilize a sua CTPS.

Vale ressaltar que existe uma versão digital do documento, fazendo com que o empresário consiga fazer todo o processo no eSocial.

Certidão de casamento e de nascimentos dos filhos

Para casos em que houver a contratação de um funcionário casado e com filhos, será preciso a sua certidão de casamento, juntamente da certidão de nascimento dos filhos. 

Isso é necessário para garantir o salário-família e o abatimento por dependentes na declaração do Imposto de Renda.

Atestado médico admissional

O artigo 168 da CLT estabelece que é preciso que o funcionário tenha um atestado que garanta que ele possui as condições físicas e mentais para exercício da sua atividade. 

Sendo assim, é preciso indicá-lo a uma clínica para realizar os exames necessários, para então sua empresa poder registrar o funcionário.

Comprovante de escolaridade

Além dos documentos anteriormente citados, é preciso que o funcionário comprove a sua capacitação ou escolaridade. 

A principal função para isso é certificar que ele possui condições técnicas para exercer sua função.

Documentos pessoais

Por fim, é preciso a cópia de uma série de documentos pessoais para que você e sua empresa finalizarem o processo de registro de funcionários, sendo os principais documentos:

• Comprovante de endereço;
• Identidade;
• CPF;
• Título de eleitor;
• Número do PIS;
• Foto 3×4.

Mas afinal de tudo isso, como registrar funcionários? Para finalizar o processo, será preciso executar algumas ações, como:

• Registrar o vínculo empregatício na Carteira de Trabalho;
• Fazer o preenchimento da ficha ou livro de registro da empresa;
• Redigir o contrato de trabalho;
• Preencher uma série de documentos e declarações (acordo de compensação de horas, ficha de salário-família, termo de responsabilidade do salário família, declaração de dependentes para o IRPF).

Conte com o auxílio da Renova Assessoria ao registrar seus funcionários!

Como você pôde observar, o processo de registro de funcionários garante à empresa a regularidade e mais tranquilidade na gestão. 

Para garantir que tudo seja feito com assertividade, o suporte especializado é fundamental. Por isso, conheça a Renova Assessoria!

Somos uma empresa que busca a excelência no mercado de contabilidade. Nascida em 2017, temos expertise no setor contábil, fiscal, pessoal, e financeiro. Tudo isso, com uma equipe especializada para atender as suas principais demandas. 

Ainda, temos como uma de nossas especialidades o suporte às questões trabalhistas e previdenciárias, de modo a te auxiliar com as diversas demandas desse processo. 

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